Giấy khai sinh là văn bản hộ tịch đầu tiên của một người, ghi họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, dân tộc, quốc tịch và thông tin cha mẹ, được cấp khi việc sinh được đăng ký với cơ quan nhà nước. Ở Việt Nam, Luật Hộ tịch 2014 coi giấy khai sinh là giấy tờ gốc: mọi giấy tờ về sau (thẻ căn cước, hộ chiếu, bằng cấp) phải khớp với nó. Từ khi có số định danh, trẻ được cấp số ngay lúc đăng ký khai sinh.
Vì sao gọi là "giấy tờ gốc"
Hãy hình dung danh tính một người như cái cây. Giấy khai sinh là gốc; thẻ căn cước, hộ chiếu, học bạ, bằng tốt nghiệp, giấy đăng ký kết hôn là những cành mọc ra sau. Khi các cành ghi khác nhau (năm sinh lệch một năm, tên lót sai một chữ), người ta quay về gốc để xem đâu là đúng.
Luật Hộ tịch 2014 (hiệu lực 01/01/2016) và các văn bản hướng dẫn xác định rõ điều này: hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha mẹ con phải phù hợp với giấy khai sinh. Đây là lý do một lỗi nhỏ trên giấy khai sinh có thể kéo theo rắc rối ở mọi giấy tờ về sau.
Trên giấy khai sinh có gì
| Mục | Ý nghĩa |
|---|---|
| Họ, chữ đệm và tên | Tên chính thức của người được khai sinh, viết bằng tiếng Việt |
| Ngày, tháng, năm sinh | Ghi bằng số và bằng chữ, theo dương lịch |
| Giới tính | Nam hoặc nữ |
| Nơi sinh | Tên cơ sở y tế hoặc địa danh nơi sinh |
| Quê quán | Theo quê quán của cha hoặc mẹ, theo thoả thuận hoặc tập quán |
| Dân tộc, quốc tịch | Xác định theo cha mẹ |
| Thông tin cha, mẹ | Họ tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú |
| Số định danh cá nhân | Số 12 chữ số cấp ngay khi đăng ký khai sinh |
| Thông tin đăng ký | Cơ quan đăng ký, số, quyển, ngày đăng ký, người đi khai |
Ngày sinh ghi bằng dương lịch, kể cả khi gia đình quen tính theo âm lịch. Ở thế hệ ông bà, không ít người có ngày sinh trên giấy tờ là ngày "ước lượng", hoặc năm sinh lệch so với năm sinh thật vì khai muộn, khai lại. Chuyện này phổ biến đến mức nhiều người già có hai ngày sinh: một ngày gia đình làm giỗ, một ngày trên giấy.
Bản chính, bản sao và trích lục
Ba khái niệm hay bị nhầm:
- Bản chính: tờ giấy cơ quan hộ tịch cấp lần đầu khi đăng ký khai sinh. Chỉ có một bản.
- Bản sao (thường gọi "bản sao trích lục" hay "bản sao giấy khai sinh"): cơ quan hộ tịch cấp từ sổ hộ tịch đang lưu, có giá trị sử dụng thay bản chính trong hầu hết giao dịch.
- Bản sao chứng thực (photo công chứng): bản photo được chứng thực là đúng với bản chính.
Vì sổ hộ tịch được lưu tại cơ quan nhà nước (và ngày càng được số hoá), mất bản chính không có nghĩa là mất danh tính. Thông tin vẫn còn trong sổ và trong cơ sở dữ liệu. Thủ tục xin bản sao hay cấp lại thì hỏi UBND xã/phường hoặc xem trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Lịch sử ngắn của việc ghi danh người mới sinh
Ở châu Âu: từ sổ rửa tội đến hộ tịch dân sự
Ở châu Âu thời trung đại, giáo xứ ghi việc rửa tội, cưới hỏi, an táng. Năm 1539, vua Pháp François I ban sắc lệnh Villers-Cotterêts, trong đó buộc các linh mục ghi sổ rửa tội. Sắc lệnh này còn nổi tiếng vì đặt tiếng Pháp thay tiếng Latinh trong văn bản hành chính. Ở Anh, năm 1538 giáo hội bắt đầu buộc ghi sổ giáo xứ, và đến năm 1837 thì việc đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử dân sự mới được tổ chức thống nhất ở Anh và xứ Wales. Bước chuyển từ sổ nhà thờ sang sổ nhà nước là bước chuyển của danh tính: từ "con chiên của giáo xứ" thành "công dân của quốc gia".
Ở Việt Nam: từ sổ đinh đến sổ hộ tịch
Làng xã thời quân chủ không ghi từng đứa trẻ ra đời. Sổ đinh chỉ ghi nam giới đến tuổi chịu thuế, nên trẻ em, đặc biệt là bé gái, gần như vô danh trên giấy tờ nhà nước cho tới khi lớn. Danh tính lúc ấy sống trong gia phả của dòng họ và trí nhớ của làng.
Thời Pháp thuộc, mô hình hộ tịch kiểu châu Âu (khai sinh, giá thú, khai tử) được đưa vào, trước hết ở các đô thị và những nơi chịu quản lý trực tiếp, rồi lan rộng dần. Đến nửa sau thế kỷ 20, đăng ký khai sinh mới thành việc gần như mọi gia đình đều làm. Luật Hộ tịch 2014 là văn bản cấp luật đầu tiên về hộ tịch, thay cho các nghị định trước đó.
Từ giấy khai sinh đến số định danh
Một thay đổi âm thầm nhưng lớn: trẻ sinh ra bây giờ có số định danh cá nhân ngay khi đăng ký khai sinh. Con số 12 chữ số ấy đi theo người đó suốt đời, in trên thẻ căn cước khi lớn, dùng làm mã bảo hiểm y tế, mã số thuế.
Đi cùng là việc liên thông thủ tục: đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi có thể làm trong một lần qua dịch vụ công trực tuyến. Nhiều địa phương cũng đã cấp giấy khai sinh có bản điện tử. Thủ tục cụ thể xem trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc hỏi UBND xã/phường, vì bài này không hướng dẫn hồ sơ hay thời hạn.
Khi giấy khai sinh không khớp với giấy tờ khác
Lỗi hay gặp: tên viết sai dấu ("Thuỷ" thành "Thủy" hay ngược lại), chữ đệm thiếu, năm sinh lệch, tên cha mẹ ghi khác với giấy tờ của chính cha mẹ. Ở thế hệ lớn tuổi, chuyện giấy khai sinh "khai lại" sau khi mất bản gốc khiến thông tin lệch là khá phổ biến.
Pháp luật có các thủ tục cải chính, bổ sung, thay đổi thông tin hộ tịch, nhưng mỗi trường hợp có điều kiện riêng. Việc chuẩn hoá thông tin giữa các giấy tờ là đề tài riêng; ở đây chỉ nên nhớ một điều: phát hiện sai lệch càng sớm, sửa càng nhẹ. Kiểm tra giấy khai sinh của con ngay khi nhận, trước khi thông tin ấy được chép sang hàng chục giấy tờ khác.
Góc nhìn hôm nay: giữ giấy khai sinh thế nào
- Cất bản chính trong túi chống nước cùng các giấy tờ quan trọng khác của gia đình; dùng bản sao cho giao dịch hằng ngày.
- Chụp một bản lưu riêng ở nơi an toàn (không phải nhóm chat), để khi cần biết thông tin ngay mà không phải lục tủ.
- Không đăng ảnh giấy khai sinh của con lên mạng xã hội, kể cả để khoe ngày con chào đời. Trên giấy có đủ tên, ngày sinh, tên cha mẹ, số định danh.
- Tìm hiểu thêm: người thích lịch sử có thể đọc các nghiên cứu về sổ đinh, địa bạ thời Nguyễn; người muốn hiểu luật có thể đọc nguyên văn Luật Hộ tịch 2014 trên vbpl.vn.
Câu hỏi thường gặp
Giấy khai sinh có số định danh không?
Có. Trẻ được cấp số định danh cá nhân ngay khi đăng ký khai sinh, và số này được ghi trên giấy khai sinh. Đây cũng là số sẽ in trên thẻ căn cước của trẻ sau này.
Bản sao giấy khai sinh khác bản photo công chứng thế nào?
Bản sao giấy khai sinh do cơ quan hộ tịch cấp từ sổ hộ tịch gốc, dùng thay bản chính trong hầu hết giao dịch. Bản photo công chứng là bản chụp được chứng thực đúng với bản chính đang có trong tay.
Mất giấy khai sinh bản chính có sao không?
Thông tin khai sinh vẫn còn trong sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu, nên không mất danh tính. Thủ tục xin bản sao hoặc đăng ký lại hỏi tại UBND xã/phường hoặc xem trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Quê quán trên giấy khai sinh ghi theo ai?
Quê quán được xác định theo quê quán của cha hoặc mẹ, theo thoả thuận của cha mẹ hoặc theo tập quán. Đây không nhất thiết là nơi đứa trẻ được sinh ra.
Vì sao giấy khai sinh được gọi là giấy tờ gốc?
Vì theo pháp luật hộ tịch, các giấy tờ khác có thông tin về họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha mẹ con phải phù hợp với giấy khai sinh. Khi có sai lệch, giấy khai sinh là căn cứ để đối chiếu.
